„Jak to všechno stíháš?“ Tuhle otázku slýchávám docela často, v poslední době v souvislosti s tím, že se již více než měsíc nevyskytuji v Česku a funguji „na dálku“ ze zahraničí, nabrala ještě na intenzitě. A protože na ni neexistuje krátká odpověď, rozhodl jsem se k tématu organizace času a produktivity napsat tento článek.
Zjednodušeně by se dala odpověď rozdělit do následujících oblastí:
- Automatizace/delegace mělké práce
- Soustředění se v rámci hluboké práce
Automatizace a delegace
Jsem velikým zastáncem automatizace v činnostech a procesech. Od drobných činností jako je automatické filtrování došlé pošty na základě klíčových slov do jednotlivých složek či okamžité mazání nebo archivace nedůležitých zpráv, až po složitější automatizaci marketingových aktivit.
Automatizace činností je půvabná v tom, že je většinou daná činnost vykonána řádově rychleji, než by to vykonával sebeproduktivnější pracovník, pokud je správně nastavená eliminuje lidský faktor v podobě chybovosti a v dlouhodobém hledisku je tak levnější a efektivnější.
Zde je několik příkladů automatizace v praxi:
V naší firmě nemáme sekretářku. Poslední administrativní sílu jsme měli někde před deseti lety. Proč? Jednoduše ji nepotřebujeme. Většinu činností, které sekretářka alespoň u nás v agentuře vykonávala nahradily nástroje a delegace na lidi, kteří konkrétní činnosti ne pouze předávají, ale dokáží je ihned kompetentně vyřešit. V ojedinělých případech, kdy se jedná o větší objem administrativní práce, která by nás při běžné činnosti zatěžovala, například třídění došlých životopisů při náborových kampaních, je výhodnější najmout si jednorázově externí pracovní sílu. Vyjde to levněji a výsledek je často kvalitnější, než, kdybychom se to snažili řešit vlastními silami. Zpět ale k automatizaci práce administrativní síly.
Jednou z aktivit, která zabírala sekretářce cca polovinu pracovní doby byla evidence a vystavování faktur. Měsíčně jsme měli nižší stovky účetních dokladů. Sekretářka zaevidovala došlé faktury, zkopírovala je, na základě podkladů k projektům vystavila, vytiskla a založila pro účetní. Průběžně kontrolovala došlé platby, splatnosti, expirace domén, termíny hostingů pro klienty, jejich fakturace a podobně. Klientů na weby jsme měli v tu dobu několik stovek, dovede si tedy představit, jaký v tom byl bez automatizovaného systému zmatek. Stávalo se, že jsme některého klienta na hosting a správu webu fakturovali třeba až po třech, čtyřech letech. Přitom stačilo změnit fakturační systém, který dokáže automaticky vždy v daném termínu zaslat sám faktur, sám spárovat platbu. Nejprve jsme používali Fakturoid, později Superfakturu, která nám vyhovovala vzhledem k tehdy lepšímu API a dnes je na ni napojeno většina našich systémů a projektů.
Co se týče přijatých faktu, aktuálně máme nastavený systém, kdy dodavatelé (cca 90 % z nich) vkládá faktury pomocí online formuláře do našeho systému. Jedná se o jednoduchou aplikaci vytvořenou v geniálním tabulkovém procesoru Airtable. Současně s fakturou napíšou variabilní symbol, účet, částku a splatnost. Všechna potřebná data mám tak na jednom místě, velice dobře přehledné a evidované. Airtable mi umožňuje vytvořit snadno různé přehledy vložených dat. Například přehled pro účetní, která si doma v Česku faktury průběžně stahuje a zaúčtovává, pro mne, když potřebuji platit, pro skladníky, když kontrolují došlé zboží podle faktur, v kalendáři, takže vidím, kdy mám kterou fakturu uhradit a podobně. K dokonalosti chybí snad už jen napojení na bankovní API, abych mohl snadným způsobem posílat příkazy na platbu do své banky.
Faktury, které dodavatelé nevloží do Airtable, přichází do mailu, kde se automaticky podle klíčových slov v těle zprávy či mailové adresy příjemce filtrují do samostatné složky a následně je přesouváme podle typu faktury buď do Airtable nebo složky v Google Dokumentech, odkud si je opět stahuje účetní. Vystavené faktury, kterých máme měsíčně přes tisíc, se v 99,8 % nyní generují zcela automaticky. Vždy před DPH si je účetní importuje do Pohody. Příprava podkladů pro DPH se tak smrskla do cca dvou až tří hodin měsíčně.
Tweet ThisMezi složitější činnosti pak lze zařadit proces automatizace marketingových aktivit v rámci našich e-shopů. Zde používáme několik nástrojů, z nichž vyčnívá zejména Yottly. Už několik měsíců jsme neodeslali hromadný newsletter, přesto se klienty mailem komunikujeme. Zprávy se ale odesílají automaticky na základě toho, co zákazník na e-shopu prohlíží, co vložil do košíku a nezakoupil, o co se zajímají ostatní lidé, kteří koupili podobná zboží jako tento konkrétní zákazník. Zasíláme mu dokonale automatizované a personalizované maily s obsahem, který dostává pouze on sám. Mailové šablony se generují automaticky na základě vzhledu, barevnosti, fontů a designu cílové stránky. Yottly nám také generuje na webu části obsahu právě podle preferencí zákazníka a s předpokladem toho, o co by mohl mít zájem. Umělá inteligence se navíc neustále učí a v reálném času analyzuje nákupní zvyky návštěvníků našich e-shopů.
To, co mi dříve zabralo několik hodin týdně, případně jsem za to platil tisíce korun marketingovým konzultantům, jsem delegoval na chytrý samoučící software a dělá to 24 hodin denně, od pondělí do pátku i o svátku bez nároku na příplatky za přesčasy.
Hluboká práce
Druhá část odpovědi je určitá ochota najít si čas na tzv. hlubokou práci. Hluboká práce, jak ji definuje autor stejnojmenné knihy Cal Newport (viz záložka) je schopnost se plně a bez rozptylování soustředit na kognitivně náročnou činnost.
Někteří možná znají pojem flow amerického psychologa maďarského původu Mihaly Czikszentmihalyiho, která popisuje tuto schopnost nebo spíše stav jako jakési proudění, kdy člověk v okamžiku plného soustředění pluje ve svém vědomí a nevnímá okolí a je schopen se tak zcela soustředit na intelektuálně náročné úkoly. Popravdě, dostat se do takového stavu flow není jednoduché, zvláště pak v denní rutině desítek úkol a stovek malých rozptylujících podnětů, v situaci, kdy kolem vás v open space telefonují kolegové, doma si vaší pozornosti dožaduje dítě a na mobil vám přichází nejrůznější notifikace. Přesto pokud se o to nepokusíte nebo budete vyhledávat důvodu, proč tomu tak není možné, budete, jak varuje Cal Newport velice pravděpodobně ve veliké nevýhodě oproti těm, kdo to dovedou.
Pokud vás téma hluboké práce zajímá, vřele doporučuji knihu od Cala Newporta Hluboká práce, Pravidla pro soustředěný úspěch v roztěkaném světě. Dostupná také jako audiokniha.
Koncept hluboké práce provozuji již několik let. Fakt je, že je to právě schopnost takové hluboké práce, práce v prostředí, kde mne nikdo a nic nerozptyluje, která stála za několika knihami, jež jsem napsal a řadou přednášek či vyučovacích cyklů ještě v době, kdy jsem působil jako vyučující na univerzitě. Bez schopnosti se soustředit na konkrétní činnost bez možnosti vyrušování, bych dnes nebyl tam kde jsem.
K hluboké práci vede řada drobných opatření, které můžete zkusit i vy hned dnes. Především jde o odbourání vyrušujících elementů.
Asi se shodneme, že v jednadvacátém století je nejvíce rozptylujícím předmětem mobilní telefon následovaný sociálními médii. Podle některých průzkumů více než polovina dotazovaných přiznává že trpí tzv. nomofobií (strachem z nezastižení na telefonu či jeho nefunkčnosti) – zde, zde, zde nebo zde. Jak se nomofobii nebo lépe nadvládě telefonu z nad mou pozorností v okamžiku, kdy se potřebuji plně soustředit a ponořit do hluboké práce?
Bohužel si nemohu dovolit ten luxus vypnout telefon zcela, jsou určité situace, kdy je prostě třeba být k zastižení, takže vypnutí nebo i jen režim „Letadlo“ je pro mne nedosažitelné, snažím se tedy alespoň dodržovat několik následujících pravidel:
- Mám vypnuté notifikace, výjimkou jsou cca dvě nebo tři aplikace, a to jen v podobě „odznaku“ na ikonce. Žádná aplikace mne nemůže notifikovat na zamknuté obrazovce nebo jiným vyrušujícím způsobem. Mobil na stole otáčím displejem dolů.
- Mimo pracovní dobu se mi dovolají většinou jen lidé z úzkého „oblíbeného“ okruhu (rodina, společníci, účetní, alarm. Na iPhonu na to existuje pěkná funkce Nerušit…
- Odinstaloval jsem aplikace, kterým říkám Žrouti času a Notoričtí vyrušovači – zejména Facebook, Twitter, FB Messenger, Správce stránek FB, Gtalk a další instant messangery.
Dalším zdrojem drobných vyrušení a natření pozorností je počítač a Internet jako takový.
- Vypnul jsem notifikace o příchozích mailech a zprávách z chatu
- V mailu mám nastavenou automatickou odpověď, která odesílatele upozorní na fakt, že reakci na zprávu nemá očekávat okamžitě.
- Koupil jsem s Vaškem Bartošem Webdeal a přestal tak ztrácet neúměrně mnoho času na Webtrhu.
- Využívám aplikaci RescueTime, která mne umožňuje snadno „zablokovat“ neproduktivní operace, i když bych v dané chvíli byl velice rád neproduktivní.
S čím ještě občas bojuji, ale docela úspěšně se mi daří zbytečný čas strávený eliminovat, jsou sociální média. V tom je skvělá právě zmiňovaná kniha Cala Newporta. Toho mimochodem na sociálních sítích nenaleznete vůbec, dokonce je docela těžko zachytitelný i na osobním mailu. I pro mne fungovaly v minulosti sociální média jako externí harddisk vzpomínek, s přibývajícím věkem a především skutečností, že se aktuálně věnuji psaní další knihy, si uvědomuji, že plýtvání písmenky pro pár lajků na Facebooku a několik srdíček v neprospěch knihy, která může zasáhnout, oslovit a potěšit mnohem větší publikum, je neefektivní a nerozumné.
Takže to je první krok. Snažit se oprostit od vnějších vzruchů. Mě se to většinou povede po sedmé či osmé hodině večerní, kdy dům utichá, někdy naopak ráno, kdy ještě všichni spí. Zavřu se někde, kde jsem sám, zapnu počítač kde mám spuštěný jen jednu jedinou aplikaci, tu, kterou potřebuji na konkrétní úkol, jež přede mnou leží. Jindy si zajdu v podvečer do oblíbené kavárny na pobřeží, objednám si sklenku jihoafrického sladkého červeného a vezmu si sebou jen sešit a pilotku nebo iPad s klávesnicí. Nasadím si na uši pohodlná sluchátka, pustím nerušící playlist z melodií Ludovica Einaudi či Hanse Zimmera, a píšu. Píšu, i když nemám chuť a slinu. Píšu alespoň 500 slov. Obvykle se do té doby natolik ponořím do „flow“, že mám pak problém se po třech, čtyřech hodinách z něj vytrhnout, takže mne vyženou unavení číšníci nebo zima, která tady na severu k večeru bývá i v létě.
Důležitá je ale na hluboké práci pravidelnost. Jakmile se stane rituálem, překonáte počáteční nechuť a hluché dny, kdy jste unaveni či rozrušeni z náročného dne, bude vaše schopnost hluboké práce silnější a silnější. Může to trvat měsíc, dva, někdy i déle. Časem se však stane rutinou a vy uvidíte první výsledky. A ty jsou na tom to nejlepší. Možná to bude skvělá myšlenka na projekt, který tu chyběl, nová aplikace, ebook, který vám vydělá za první dva dny prodeje 100.000 korun. Anebo vyřešíte všechny maily, které na vás čekaly nepřečtené posledních pár týdnů, namalujete skvělý design možná složíte píseň, která rozstřelí hitparády. Třeba vás napadne fičura nebo proces, který vám zjednoduší podnikání. V každém případě ale bude stát za to. A především se stanete mnohem produktivnější, než jste byli doposud, když jste pracovali mělce a s rozptýlenou pozorností. A také začnete lidem odpovídat na otázku „Jak ty to všechno stíháš…“
Za mne je hlavně ještě jedno doporučení důležité – nebát se delegovat činnosti na jiné osoby v domnění, že jen vy sám to zvládnete lépe. Není to pravda. Zvládne to i někdo jiný a pokud v nižší jakosti, tak je to jen potřeba supervizorovat občas a říct, že takto ne… :-)