Automatizace marketingu v praxi: Parsování informací z mailu

V následující sérii článků se zaměřím na některé triky, které používám k tomu, abych si ušetřil práci automatizací a zapojením softwarových robotů. Proč začínám právě s mailem? Mail je mor dnešní doby. Denně mi chodí desítky zpráv, více či méně důležitých. V minulém článku o hluboké práci, kde jsem se krátce zmiňoval o automatizaci procesů, jsem se také okrajově zmínil filtrování mailů. Dnes bych se rád zaměřil na jejich zpracování do datově přístupné podoby.

Používám jako hlavní schránku rozhraní Gmailu. Má obrovskou výhodu. Zatím neznám jiný mailový klient, který by měl tak funkční a rychlé vyhledávání. Za nepříliš vysokou cenu je pro maily takřka neomezený. S výjimkou jasného spamu téměř žádné maily (ručně) nemažu a ve své schránce mám aktuálně něco přes 400 tisíc mailových zpráv, nejstarší z roku 2006. Mezi těmito zprávami mám mnoho takových, které potřebuji zpracovávat a případně dále analyzovat. Tradičně se jedná třeba o výpisy z účtu, informace z banky o jednotlivých bankovních transakcích, hesla k FTP účtům několika stovek webů, případně AuthID k více než tisícovce domén. Mám zde informace o objednávkách nebo zprávy o affiliate konverzích, chodí mi týdně maily o kontrole zpětných odkazů z Evidátoru. Zkrátka stovky a tisíce transakčních mailů, které nepotřebuji často řešit v ten daný okamžik, ale informace v nich obsažené často dávají lepší obrázek někde v databázi.

Jak je tam ale dostat snadno, rychle a bez větší námahy, automaticky? Budeme k tomu potřebovat několik nástrojů. Především nástroj, kterému se obecně říká parser nebo scraper. Osobně využívám k tomuto účelu bezplatný mail parser od služby Zapier. Najdete jej na této adrese. Registrace je snadná a zvládne ji každý i bez větších znalostí angličtiny.

V parseru si nejprve vytvoříte, resp. získáte mailovou adresu, na kterou budete následně přeposílat maily k dalšímu zpracování. Dostanete adresu v podobě náhodného řetězce, třeba DR444DD@robot.zapier.com. Na tuto adresu si přepošlete první email, který budete chtít parsovat. Na screenshotech používám informační mail z rozšířeného českého affiliate systému Affilbox, na kterém běží v Česku desítky zajímavých affiliate programů. Tyto maily mne obvykle nezajímají denně, ale rád se na ně podívám v přehledné sestavě jednou za pár týdnů, abych věděl, kolik mi každý affiliate program vydělal, který má smysl fakturovat, který naopak nefunguje a podobně. Stejně si můžete ale třeba ukládat informace o došlých fakturách od pravidelných dodavatelů, parsovat nabídky od blogerů na vaše poptávky z Placla,  a dále si je zpracovávat, ukládám si tak ale i údaje o vytvořených instalacích Wordpresů nebo přístupy na FTP servery a podobně.

Máte zájem o automatizace? Napište nám do Croseta, tam  propojování a automatizace řešíme fulltime:-)

Jakmile si otevřu v parseru vzorovou příchozí zprávu, vytvořím si z ní velice jednoduše šablonu – template pro parsování. V podstatě si stačí mail otevřít a myší vyznačit ty části z textu, které chci posléze ukládat jako hodnoty. Dané části nahradím proměnnou, ideálně takovou, abych následně snadno poznal, k čemu se která hodnota vztahuje. Současně si mohu přejmenovat mail, abych věděl, k jakému pravidlu se vztahuje, takže třeba mail, na který budu přeposílat konverze z Affilboxu, si pojmenuji novakonverzezaffilboxu@robot.zapier.com.

Následně se vrátím do Gmailu a tam vytvořím automatické pravidlo, které mi každou novou zprávu z Affilboxu splňující pravidlo, že bude mít v předmětu sousloví „Nová konverze“ (vyhledám jednoduše „subject:(Nová konverze) AffilBox“) přepošle na mail novakonverzezaffilboxu@robot.zapier.com. K tomu bude třeba potvrdit v tomto mailu povolení přeposílání, ale tím vás provede nápověda Gmailu (nebo jiného vašeho mailového klienta). Tím mám zajištěno, že mi všechny nové zprávy budou „padat“ do parseru. Bohužel Gmail neumí aplikovat pravidlo přeposílání na již doručené maily. Pokud tedy budete takto aplikovat pravidlo jen na nové, následující část můžete přeskočit. Většinou ale budete chtít zpracovat i maily starší, a k tomu budete potřebovat některý z externích nástrojů, které vám v Gmailu umožní přeposlat poštu hromadně. Mám dobrou zkušenost s pluginem do Chrome CloudHQ. Ten vám umožní v bezplatné verzi poslat 50 mailů, další kredit získáte za sdílení, případně, si můžete zaplatit několik dolarů.

Máme-li tedy vytvořený mail v parseru, poslali jsme si na něj první zprávu a udělali šablonu, nastavili pravidlo na přeposílání, je třeba se rozhodnout, kam chcete data ukládat. Můžete využít Google Docs, dokonce i Excel, ale já mám nejraději online tabulkový a databázový procesor Airtable. Je opravdu kouzelný a do několika tisíc záznamů zadarmo. Má oproti jiným řadu výhod, ti, kdo ho využívají, mi jistě dají zapravdu, ale o tom možná někdy příště.

I vám mohou pomáhat hodní roboti s došlou poštou, píše @michalkubicek #automatizace #produktivita #efaktivita

Powered By the Tweet This Plugin

Tweet This

Takže ať už si vytvoříte jakýkoli z tabulkových procesorů, nebo třeba i databázi MySQL, podle libosti, je jen třeba se přesvědčit, že napojení na něj zvládá další z software, který dnes použijeme a tím je ohromně silný nástroj určený na propojování aplikací – Zapier. Ten napojení do Airtable samozřejmě umí, takže já si vytvořím novou bázi, v ní sešit a zde jednotlivé sloupce, které ideálně pojmenuji podobně, jako jsem pojmenoval proměnné v šabloně. Takže třeba „Kampaň“, „Výše provize“, „ID transakce“, „Datum“ a „Název partnera“. Sloupec „Výše provize“ doporučuji zadat typ pole číslo, bude se vám poté, až shluknete pole třeba podle Názvu partnera“ nebo „Kampaně“ pěkně sčítat.

Následně se přihlásím do zmiňovaného Zapieru (který má opět několik desítek operací měsíčně zdarma), kde vytvořím tzv. nový ZAP (Make ZAP). Můj ZAP bude mít za úkol automaticky propojit parser s Airtable.

• Vyberu Trigger aplikaci – Email parser by Zappier
  • Propojím s účtem parser.zapier.com
  • Vyberu si mailovou schránku, kterou chci napojit
  • Pošlu si testovací mail (již byste měli, pokud jste nepřeskočili)
  • Nastavím Akci – Vyberu aplikaci Airtable
  • V dalším kroku si dáte „Creat Record“
  • Propojím s aplikací Airtable, na což bude třeba váš API klíč (najdete v nastavení účtu v Airtable)
  • Vyberu Bázi – v mém případě pojmenovanou Affiliate provize a tabulku
  • Objeví se mi pole pro jednotlivé sloupce, kde si jen naklikám, jakou proměnnou dám do kterého sloupce

Poukládáte, otestujete, ZAPnete a už se můžete dívat, jak vám v Airtable naskakují řádky…